Gestão de Tempo e Prioridades
O Segredo dos Profissionais de Excelência
O dilema de tantos profissionais
Recentemente, uma antiga cliente minha procurou-me para pedir ajuda. O seu pedido de ajuda mostrava desespero. Combinei falarmos ao telefone, altura em que me contou que estava numa fase de vida que não sabia como resolver.
Mudou de emprego para uma função mais exigente, numa empresa com objetivos ambiciosos, foi mãe de 2 crianças… e estava a enlouquecer, com as crianças que faziam birras, que não cumpriam horários, que obrigavam a poucas horas de sono, muita desorganização e quantidade de tempo negativa para si e para qualquer outra coisa que no passado ela tivesse gostado. Falou-me mais um pouco, dos constrangimentos da vida atual, mudaram de casa para uma melhor e maior, mas raramente tinha tempo para desfrutar da casa. Nem para a organizar e limpar como ela queria e fazia sentido para si.
Chegou a acordo com o marido que, por ela estar nesta nova função, ele iria sacrificar-se mais um pouco para que ela pudesse estabilizar e crescer. Os horários de ambos desafiavam a física, e todos os dias, ela ainda ficava no portátil a trabalhar em projetos, em dados estatísticos, projeções de risco e despesas vs fatores de rentabilidade… enfim, aquele tipo de coisas que a malta gosta de fazer em vez de dormir.
O seu pedido de ajuda era no sentido de aprender ou usar novos recursos, ferramentas, técnicas e truques que a ajudassem com as crianças.
Penso que o que escrevi até aqui deve estar a ser sentido como um murro no estômago de vários workaholics, por ter ficado claro que o problema não eram as crianças. As crianças só estavam a ser crianças. Mas, como é óbvio, as crianças precisam de ter os pais presentes, e não apenas vê-los ou ouvir regras da parte deles.
A conversa foi longa e dolorosa, principalmente porque ainda não tinha chegado a nenhuma solução, estava apenas a iniciar a lista de reais problemas. Passamos para a questão do relacionamento, em que lhe perguntei o que aconteceria se, mesmo em sacrifício, surgissem oportunidades de carreira para o marido? Quem se iria sacrificar na altura? E se nunca surgissem oportunidades para nenhum, será que haveria ressentimento a ser alimentado neste tipo de gestão? Pior… o que sentiam os filhos por terem pais por turnos de responsabilidade? O que é que ambos lhes estariam a ensinar? E quando é que haveria tempo para realmente conhecer os seus filhos?
A minha experiência diz-me que não é dedicando mais tempo ao trabalho que potencia o sucesso. Se isso fosse verdade, durante os vários anos na empresa anterior, ela já teria progredido.
Segundo a Universidade de Stanford, a produtividade diminui drasticamente após 50 horas de trabalho por semana.
É necessário foco na eficácia, mas também no que realmente interessa, é necessário pensar para além da tarefa, pensar de forma global, e definir muito bem quais as prioridades. É preciso saber dizer não!
Nunca conheci nenhum profissional de excelência que não soubesse dizer não, que não tivesse a estratégia clara para agir.
Mas para se chegar ao ponto em que pode dizer não, é necessário saberem o que é realmente importante. E não estou a falar de pôr nos pratos da balança o trabalho ou a família, toda a gente sabe que o trabalho tem um peso maior… por causa da família.
Estou a falar de saber o que é importante em todas as áreas da nossa vida. Porque nós somos seres que multi-contextuais, variamos de contexto para contexto às vezes no mesmo local. E se pensarem bem, é possível que identifiquem uma pessoa diferente em cada contexto. É possível que sejam um super-humano no trabalho, altamente flexíveis, responsáveis, organizados. E no contexto familiar… bem, sejam o oposto, alguém que se esquece de ir buscar os putos à escola, que deixa acumular a loiça de 5 dias no lavatório, com a maquina da loiça vazia.
É importante haver equilíbrio nas nossas vidas, e para isso, é de extrema importância sabermos priorizar tudo o que compõem cada um dos nossos contextos, é preciso saber estabelecer prioridades entre contextos. Nada de dar prioridade aquele relatório que tem de ser entregue até quinta, e deixarem que a vossa saúde vos lembre que sem saúde… outra pessoa vai ter de fazer o relatório. Nada de deixar os filhos pendurados naquele evento que é importante para eles, só para poderem estar em mais uma reunião.
Obviamente, que também não devem deixar o tal relatório pendente, para irem ver o Tony Carreira ou alguém que vocês queiram muito, muito ver!
Definir estratégias
Todos sabem que a maior parte das empresas não diz que não a que os seus funcionários trabalhem mais horas. No entanto, isso também mostra desorganização nas próprias empresas. O foco, tanto dos funcionários como da direção de qualquer entidade, deve ser simplificar processos. Tim Ferris, no seu livro “Trabalhe 4 horas por semana”, refere algo que sempre me ficou na memória. Ele diz que no futuro, as empresas mais rentáveis vão ter apenas um homem e um cão nas suas instalações. O homem para alimentar o cão, e o cão para impedir o homem de mexer nos equipamentos.
Trabalhar mais para atingir os objetivos é um sintoma que as instituições precisam de perceber para resolver a sua causa. E a causa pode vir de alguns fatores diferentes, a título de exemplo:
Objetivos mal definidos:
Objetivos que são demasiado ambiciosos ou desalinhados com a realidade da empresa só vão colocar mais tensão dentro das paredes das instituições, acabando por sobrar para todos os colaboradores.
Objetivos mal divididos pelas áreas da empresa geram, com frequência, atritos, multiplicação de tarefas semelhantes em várias áreas da empresa de forma desnecessária. Aumenta a competição entre áreas, reduzindo a colaboração e a partilha.
Processos mal definidos:
Processo é todo aquele percurso que é feito com o propósito de alcançar um determinado resultado. É um conjunto de tarefas alinhadas e organizadas com um inicio, meio e objetivo final bem definidos e estruturados. Mas há demasiadas realidades por aí fora, onde não há noção dos processos necessários para chegar ao resultado pretendido, havendo excesso de burocracia, excesso de passos, excesso de pessoas a intervir ou gerir, falta de controlos ao longo do processo, falta de indicadores para identificar desvios e falta de organização de recursos (sendo que o tempo está aqui incluído).
Mesmo que a Direção da sua instituição estabeleça parâmetros para o que é suposto ser feito, desafiem-se, procurem simplificar os processos nos quais estão envolvidos. Só pode acontecer uma de duas coisas: ou percebem porque era necessário fazer daquela forma, ou descobrem uma forma de reduzir tempo e melhorar os resultados… e às vezes, até descobrem a melhor forma de serem promovidos.
Hábitos de trabalho:
É estranho falar disto, mas a minha experiência mostrou-me que isto é algo que não se fala de forma equilibrada em muitos locais. Ou as regras são tão apertadas e controladoras que as pessoas muitas vezes nem podem falar com os colegas, ou são tão liberais que as pessoas fazem o que querem, quando querem. Nenhuma delas está correta.
Quando se quer controlar demasiadas coisas, perde-se a criatividade, a liberdade de expressão, as ideias, as melhorias, a partilha de conhecimento, etc.. e quando se perdem estas coisas, perde-se a competitividade. Tão simples como isto!
Quando as empresas, em nome de serem “fofinhas”, dão tudo aos colaboradores, inclusive horários livres… fazem bem! Desde que tenham as rotinas diárias essenciais bem mapeadas e bem conhecidas por todos. Desde que todos os colaboradores saibam o que é realmente importante e em que prazo.
Muitas vezes, na procura da ascensão profissional, procura-se trabalhar demais para impressionar, mas questionem-se sobre isto: se forem promovidos e/ou valorizados apenas pela vossa entrega, até quando vão merecer essa função/prémio? Até quando vai ser possível continuar a dar mais e mais, antes que não tenham mais nada para dar, se não o dinheiro que receberam a mais… aos médicos, ou a alguém que vos resolva os problemas que deixaram acumular nas outras áreas da vossa vida?
Definam prioridades, definam passos, definam objetivos a curto, médio e longo prazo e definam alturas para confirmar se tudo está sobre rodas. E lembrem-se de cultivar equilíbrio nas vossas vidas.
Melhoria contínua:
É necessário ter sempre uma visão de melhoria contínua… eu disse sempre??… sim. Era isso que eu queria dizer SEMPRE, há sempre espaço para melhorar qualquer coisa no vosso dia a dia e em todas as áreas da vossa vida. Se não sabem o que podem fazer, parabéns, descobriram uma forma de continuar a evoluir e aprender coisas novas. Investiguem sobre as “dores” e as soluções, e invistam o vosso tempo a aprender a fazer coisas de forma diferente. Coisas novas. Coisas que vos permitam crescer enquanto pessoas e facilitar a vossa vida. E já agora… a vida daqueles que vos são mais importantes, acredito que eles preferem aprender essas coisas novas convosco do que viver afastados por regras e ausências.
Em resumo, a vida moderna, trouxe-nos um ritmo, onde nem nos apercebemos de estar constantemente a optar entre as coisas mais importantes na nossa vida. TUDO nos dias de hoje, nos exige atenção imediata. Tudo passou a ser urgente, e quando tudo é urgente, nada é tratado de forma urgente.
É possível ter equilíbrio nas nossas vidas, não é fácil, nem sempre será viável, e vai sempre haver alturas em que é necessário tomar decisões difíceis, mas dentro destas premissas, existe qualidade de vida, e tempo para dedicar ao que realmente importa… A única coisa que precisa de fazer, é viver de forma consciente de todas as prioridades, e decidir bem em prol daquilo que realmente interessa. E isto, vai obrigar a que tenha de dizer “não”, mais vezes. Implica desiludir algumas pessoas. Às vezes, até pessoas muito importantes para si, mas vai poder confirmar que quanto mais se respeitar a si mesmo (a), mais! os outros também se habituarão a seguir o seu exemplo. Não querendo generalizar, mas aparentemente ainda existem muitas empresas e indivíduos que caem na armadilha de trabalhar mais, sem necessariamente trabalhar melhor.
Se esta realidade, também é a sua, procure formas de se organizar melhor, aumentar o rendimento com menor esforço e viver de acordo com as reais prioridades da sua vida, estou aqui para ajudar. A minha experiência e métodos comprovados podem guiá-los na criação de um equilíbrio saudável entre o trabalho e a vida pessoal, permitindo que desfrutem mais do que realmente importa. Juntos, podemos transformar a vossa abordagem ao trabalho e à vida, garantindo mais tempo para o que é verdadeiramente essencial.